Esta nueva regulación y cambio en la normativa elimina de manera definitiva el Libro de Visitas “color Granate” de la Inspección, tanto en formato físico papel, como en formato electrónico y cuyo origen está unido al de la creación de la propia Inspección de Trabajo y Seguridad Social hace 110 años. Así, ya en el primer Reglamento para el servicio de inspección de trabajo, aprobado por el Ministerio de la Gobernación en 1906, se obligaba a que en todos los establecimientos sujetos a inspección existiera “un libro de visita”.
Esta obligación empresarial, que sirve para dejar constancia de las actuaciones inspectoras realizadas en cada empresa, fue objeto de una primera adaptación en 2013 derivada de la modernización de la actuación de la Inspección de Trabajo impuesta por el creciente uso de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación en las relaciones laborales y en las relaciones de las empresas con la Administración. Con esa finalidad, la ley de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, aprobada en 2013, dio un importante paso en la reducción de esta concreta carga empresarial, con la sustitución del tradicional Libro de Visitas, en formato papel, por un Libro de Visitas electrónico.
Las reglas previstas en la nueva Orden trasladan de las empresas a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social las obligaciones relacionadas con la necesidad de documentar y dejar constancia de las actuaciones inspectoras realizadas en las visitas a las empresas o en las comparecencias de éstas en las oficinas de la Inspección. Con ello las Pymes no tendrán la obligación alguna para adquirir o diligenciar cualquier clase de libros o formularios para la realización de dichas diligencias.
Los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores Laborales, cuando realicen las visitas a los centros de trabajo o realicen las pertinentes comprobaciones por comparecencia en dependencias públicas, extenderán una diligencia en el modelo previsto mediante medios electrónicos. Se extenderá una diligencia por cada visita o comprobación, reflejando las materias o aspectos examinados y demás incidencias concurrentes, que deberá ser conservada por un plazo de cinco años.