Como facturar con Excel o Word y VERIFACTU
Fiscal

¿Puedo seguir facturando con Excel o Word en 2026? Requisitos VERIFACTU que debes conocer

Desde 2026, todos los negocios que no estén en SII deberán usar Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que cumplan el Reglamento (RRSIF). Podrás hacerlo en dos modalidades:

  • VERIFACTU (el sistema envía los registros de facturación a la AEAT), o
  • NO VERIFACTU (el sistema no envía, pero sí genera y custodia los registros con todas las garantías).

La pregunta clave: ¿puedo seguir usando Excel o Word?

Sí, pero solo como “máquina de escribir”: si únicamente usas la hoja o el documento para introducir datos, emitir/imprimir la factura y conservarla, sin fórmulas, macros, listados, libros de IVA/IRPF, exportaciones o integraciones contables, no se considera SIF y el RRSIF no te aplica. Es exactamente lo que aclaran las FAQ oficiales de la AEAT.

No, si Excel/Word procesa o automatiza algo (sumatorios, bases de datos, libros, exportaciones, enlace al ERP/contabilidad, macros…). En ese caso sí es un SIF y deberá cumplir todas las obligaciones del RRSIF (registros inalterables con hash encadenado, trazabilidad, eventos, etc.).

En resumen:
Plantilla “tonta” (sin cálculos) = fuera del RRSIF.
Plantilla “lista” (con cálculos o automatizaciones) = SIF, debes cumplir RRSIF (con QR, registros, etc.).

¿Y el código QR en las facturas?

Si emites con un SIF (ya sea VERIFACTU o NO VERIFACTU), todas las facturas deben llevar código QR impreso (finalidad de validación/cotejo). La leyenda “VERIFACTU” solo corresponde a la modalidad verificable.

¿Quiénes no entran en el RRSIF?

Los contribuyentes en SII (Suministro Inmediato de Información) están excluidos del RRSIF para sus propias facturas. El ámbito es excluyente: o SII o RRSIF.

Fechas oficiales de entrada en vigor

  • 1 de enero de 2026: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
  • 1 de julio de 2026: resto de contribuyentes (incluye autónomos no SII).

Nota legal: El calendario deriva del RD 1007/2023 (RRSIF), modificado por RD 254/2025.

¿Habrá una herramienta oficial gratuita?

Sí. La AEAT pondrá a disposición una aplicación de facturación VERIFACTU para pequeños operadores que no necesiten un SIF complejo.

Checklist rápido (autónomos y pymes)

  1. ¿Estás en SII?
  • Sí → No te aplica el RRSIF. Mantén tus obligaciones SII.
  • No → Sigue al punto 2.
  1. ¿Cómo usas hoy Excel/Word?
  • Solo para escribir/imprimir y guardar (sin cálculos/exportaciones) → Puedes seguir así; no es SIF. Documenta internamente tu procedimiento “manual digital”.
  • Con cálculos, listados, libros o integraciones → Es SIF: debes adaptarte (VERIFACTU o NO VERIFACTU), con QR y registros.
  1. Si necesitas SIF, decide modalidad
  • VERIFACTU: envías registros a AEAT en el momento de emisión.
  • NO VERIFACTU: conservas los registros en tu sistema, cumpliendo la integridad/inalterabilidad y resto de requisitos.
  1. Plazos
  • Sociedades: 01/01/2026.
  • Resto: 01/07/2026. Empieza pruebas y formación antes.

Recomendaciones prácticas de implantación

  • Si hoy usas Excel/Word “con cálculos”: migra a un SIF conforme a RRSIF o adopta la app AEAT cuando esté disponible. Valora VERIFACTU si quieres acuses de recibo y descarga de registros desde AEAT.
  • Política interna: documenta cómo se emiten facturas (quién, con qué herramienta, numeración, backups, conservación de registros).
  • Pruebas y formación: valida QR, hash encadenado, logs de eventos y exportaciones del registro de facturación antes de 2026.
  • Exclusión SII: si ya estás (o vas a optar) por SII, recuerda que no aplican las exigencias del RRSIF.

Conclusión

  • Sí puedes seguir con Excel/Word si actúan solo como plantilla (sin cálculos ni automatizaciones).
  • Si procesan datos, se consideran SIF y tendrás que cumplir el RRSIF (registros inalterables, QR, etc.).
  • Fechas: 01/01/2026 (IS) y 01/07/2026 (resto).
  • Si dudas, mejor migrar a un SIF o usar la app AEAT y llegar a 2026 sin sobresaltos.

Enlaces oficiales (AEAT/BOE) por si los necesitas:

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