Si tu empresa sigue fichando en papel o en una hoja de Excel, tienes un problema que se va a hacer más grande en los próximos meses.
El registro de jornada es obligatorio en España desde mayo de 2019. Pero lo que viene ahora es un nivel diferente: el Gobierno quiere convertir el fichaje digital en la única opción válida, con acceso remoto para la Inspección de Trabajo en tiempo real, registros inalterables y sanciones más altas. Y aunque el decreto definitivo aún no está aprobado, la actividad inspectora ya está aumentando con la normativa actual.
En este artículo explicamos qué está aprobado ya, qué está pendiente, qué prohíbe la nueva normativa cuando entre en vigor y qué puede costarle a tu empresa no cumplirla.
Lo que ya es obligatorio ahora mismo
Antes de hablar de lo que viene, conviene tener claro lo que ya rige hoy.
Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena están obligadas a registrar diariamente la jornada de cada empleado, con la hora de inicio y la hora de fin. Esta obligación se recoge en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 8/2019.
La normativa actual permite cumplir esta obligación con cualquier sistema — papel, Excel o digital — siempre que el registro sea objetivo, fiable, accesible y se conserve durante cuatro años. Lo que la jurisprudencia ya está cuestionando, y la Inspección aplicando con criterio cada vez más estricto, es si un Excel editable sin trazabilidad o un papel firmado cumplen realmente esos requisitos.
Los tribunales ya se han pronunciado: la Audiencia Nacional, en sentencia de 2023, ratificó una sanción de 187.515 euros a una empresa que usaba registros en Excel modificados retrospectivamente sin registro de cambios.
Qué está tramitando el Gobierno — y dónde está ahora mismo
El 30 de septiembre de 2025 el Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente del Real Decreto de registro horario digital obligatorio. Pero aprobar la tramitación urgente no es aprobar el decreto — es el primer paso de un proceso que incluye informes preceptivos de varios organismos.
El 23 de marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen muy crítico contra el anteproyecto. Los motivos principales: impacto económico no evaluado — el coste estimado para las pymes es de 867 millones de euros — e insuficientes garantías de protección de datos. El anteproyecto tampoco cuenta con el apoyo del Ministerio de Economía ni de la Agencia Española de Protección de Datos.
Como consecuencia, el Ministerio de Trabajo debe modificar el texto para atender las objeciones del Consejo de Estado, y el decreto sigue sin fecha concreta de entrada en vigor.
La ministra Yolanda Díaz confirmó en mayo de 2026 que el Real Decreto se aprobará antes del verano, sin cambios significativos respecto a la propuesta actual.
En resumen: el decreto está en tramitación avanzada y se espera antes del verano de 2026, pero el registro digital obligatorio no está aprobado. La normativa vigente sigue permitiendo registros analógicos y digitales.
Qué cambiará cuando entre en vigor
Cuando el decreto se publique en el BOE — con entrada en vigor 20 días después — los cambios afectarán a todas las empresas con trabajadores, sin excepción por tamaño ni sector. Estas son las principales novedades:
Fichaje digital como única opción válida. Quedan prohibidos los métodos no digitales: papel, hojas de Excel o cualquier sistema sin trazabilidad certificada. El fichaje electrónico pasa a ser el único método válido.
Registros inalterables con log de auditoría. Cualquier modificación en un registro debe dejar un rastro digital inmutable — quién hizo el cambio, cuándo y por qué. No bastará con borrar una celda y escribir otra hora.
Acceso remoto de la Inspección de Trabajo. Este sistema permitirá a la Inspección de Trabajo acceder de manera remota y en tiempo real a los registros de jornada de las empresas, sin necesidad de personarse físicamente.
Datos obligatorios por cada jornada. El registro debe reflejar hora exacta de inicio y fin de jornada, pausas no computables, interrupciones justificadas y, cuando existan, horas extraordinarias con indicación de si se compensan por salario o descanso.
Los desplazamientos entre clientes computan como trabajo. Los trayectos entre centros de trabajo o visitas a clientes deberán registrarse como tiempo de trabajo efectivo.
Prohibición de biometría sin justificación. Se restringe el uso de huella dactilar o reconocimiento facial cuando existan métodos equivalentes menos invasivos.
Custodia mínima de cuatro años con acceso inmediato. El sistema debe garantizar recuperación ágil, integridad del dato y almacenamiento seguro.
A quién afecta
A todas las empresas con trabajadores asalariados, sin excepción por número de empleados, sector o tipo de contrato. También incluye:
Trabajadores en teletrabajo — la Ley de Trabajo a Distancia ya recoge la obligación de registro para empleados en remoto. El fichaje digital lo refuerza.
Contratos a tiempo parcial — el registro horario tiene especial relevancia probatoria en estos casos. Una empresa sin registro adecuado en contratos parciales puede ver cómo se recalifican esos contratos a tiempo completo con las cotizaciones correspondientes.
Trabajadores desplazados y comerciales — los trayectos entre clientes pasan a computar como tiempo de trabajo, lo que cambia el cálculo de jornada y horas extra en muchas empresas de servicios y distribución.
Las sanciones — actuales y futuras
Con la normativa vigente desde 2019, el incumplimiento del registro de jornada es infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros por centro de trabajo.
Cuando entre en vigor el nuevo decreto, las cuantías previstas en el anteproyecto son más altas y se aplican por trabajador afectado:
- Grado mínimo: de 1.000 a 2.000 euros por trabajador
- Grado medio: de 2.001 a 5.000 euros por trabajador
- Grado máximo: de 5.001 a 10.000 euros por trabajador
Una empresa con 10 empleados que cometa una infracción en grado máximo podría recibir una multa de 100.000 euros.
Los datos ya son elocuentes con la normativa actual. La Inspección de Trabajo impuso en 2024 sanciones por un total de 20,19 millones de euros por infracciones en materia de registro de jornada y horas extraordinarias — un incremento del 8,78% respecto al año anterior. Las actuaciones por registro horario pasaron de 4.800 en 2019 a 9.097 en 2024. La tendencia es clara: más inspecciones, más sanciones, cuantías más altas cada año.
Lo que ya no vale — aunque el decreto no esté aprobado
Aunque el decreto definitivo esté pendiente, la jurisprudencia ya está marcando el camino. Estos sistemas generan riesgo ahora mismo:
Excel editable sin trazabilidad. Si el fichero puede modificarse sin dejar rastro, no cumple el requisito de fiabilidad que exige la normativa de 2019. La Audiencia Nacional ya lo ha ratificado con sanciones.
Papel firmado al final del día o a posteriori. Un registro que no refleja la hora real de inicio y fin de jornada no es objetivo. Inspección de Trabajo lo cuestiona sistemáticamente.
Sistema único para toda la empresa sin identificación individual. Cada trabajador debe tener su propio registro con credenciales individuales. Un libro de firmas colectivo no identifica quién fichó ni cuándo.
Registros que no conservan cuatro años. La obligación de conservación ya existe desde 2019. No tenerlos disponibles ante una inspección es infracción independiente de cómo se registraron.
Qué debe hacer tu empresa ahora
No hace falta esperar al decreto para actuar. La preparación tiene que ser gradual y empieza por revisar el sistema actual.
Lo primero es verificar que el sistema existente — sea cual sea — registra hora exacta de inicio y fin de jornada para cada trabajador de forma individual, que los datos no pueden modificarse sin rastro y que están disponibles para ser presentados ante una inspección en cualquier momento.
Lo segundo es evaluar si el sistema actual resistiría los criterios del nuevo decreto: ¿es digital? ¿Es inalterable? ¿Registra pausas y horas extra? ¿Permite acceso remoto? Si la respuesta es no en alguno de esos puntos, la transición debe planificarse antes de que la obligación sea efectiva.
Lo tercero — y más urgente para empresas con contratos a tiempo parcial o trabajadores desplazados — es revisar si los registros existentes son coherentes con las nóminas. Una discrepancia entre horas registradas y horas pagadas es el primer indicador que busca un inspector.
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Información verificada con el Real Decreto-ley 8/2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, la LISOS, el Dictamen del Consejo de Estado de 23 de marzo de 2026, la Memoria de la ITSS 2024 y jurisprudencia de la Audiencia Nacional. Última actualización: mayo 2026.
