Sanciones por no depositar las cuentas anuales
Fiscal-Mercantil

Sanciones por no depositar las cuentas anuales: qué está pasando y cómo proteger a tu empresa

En los últimos meses muchas sociedades están recibiendo comunicaciones del ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) por no haber depositado sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. El propio ICAC explica que los Registros Mercantiles le remiten la relación de sociedades incumplidoras y que, tras tratar esos datos, cada año se seleccionan sociedades para tramitar expedientes sancionadores.

La idea clave: hoy el riesgo de expediente (y de sanciones por no depositar las cuentas anuales) es mucho más “automatizable” porque la detección parte de datos registrales.

La base legal (sin vueltas)

Plazos: formulación → aprobación → depósito

Si tu ejercicio cierra a 31/12, el esquema típico sale de tres artículos de la LSC:

  • Formulación: máximo 3 meses desde el cierre (hasta el 31/03).

  • Junta ordinaria (aprobación): dentro de los 6 primeros meses (hasta el 30/06).

  • Depósito: dentro del mes siguiente a la aprobación (habitualmente, hasta el 31/07).

Esto es lo que, en la práctica, activa muchas sanciones por no depositar las cuentas anuales: no es “una falta contable”, es un incumplimiento mercantil con régimen sancionador.

Cuánto puede costar: rango de multa

El incumplimiento puede dar lugar a multa de 1.200 a 60.000 € por ejercicio; y si la facturación anual supera 6.000.000 €, el límite máximo por cada año de retraso sube a 300.000 €.

Cómo se calcula la sanción (RD 2/2021, DA 11.ª)

La Disposición adicional undécima del RD 2/2021 fija los criterios de cuantificación:

  • Criterio principal: 0,5‰ del activo + 0,5‰ de las ventas (según la última declaración tributaria aportada).

  • Si no aportas la declaración: 2% del capital social.

  • Si aportas declaración y el cálculo principal supera el 2% del capital: se aplica el 2% del capital con reducción del 10%.

Y ojo con un matiz importante: el ICAC recalca en su guía que, en estos cálculos, el importe mínimo de sanción “base” es 1.200 €.
(Después pueden existir reducciones sobre ese importe, ver más abajo).

Reducciones del 40% (20% + 20%)

El ICAC indica que la sanción puede reducirse:

  • 20% por reconocimiento voluntario de responsabilidad, y

  • 20% adicional por pago voluntario antes de la resolución,

y que la efectividad de esas bonificaciones depende de renunciar/desistir de recursos administrativos.

Además, si depositas antes de que se inicie el procedimiento sancionador, la LSC prevé que la sanción se imponga en grado mínimo y reducida en un 50%.

Otras consecuencias además de la multa

  • Cierre registral: si pasa un año sin depósito, no podrás inscribir actos en el Registro mientras dure el incumplimiento (con excepciones: cese/renuncia de administradores, revocación de poderes, disolución y nombramiento de liquidadores, asientos ordenados por autoridad). Art. 282 LSC y art. 378 RRM.
  • Prescripción: las infracciones prescriben a los 3 años. Comprueba bien fechas antes de decidir estrategia.

Si aún no has depositado

  1. Depósitalas ya (y regulariza los ejercicios pendientes). Para reabrir hoja registral suelen exigirte los tres últimos ejercicios.
  2. Si te llega un acuerdo de incoación del ICAC, aporta la última declaración (Impuesto que refleje ventas) para que el cálculo use activo+ventas y no el 2% del capital, que a veces sale peor.
  3. Valora reducciones del 40%:
    • 20% por reconocer responsabilidad,
    • 20% por pago voluntario antes de la resolución.
      Son acumulables y, en general, exigen renunciar a recurrir en vía administrativa.

Ejemplo express para orientarte

  • Activo 1.200.000 € y ventas 800.000 € → 0,5‰(1.200.000)=600 € + 0,5‰(800.000)=400 € → 1.000 €.
  • Como la LSC fija un rango sancionador, el expediente tenderá a ajustarse a mínimos/criterios y, si aplicas el 40% de reducción, la cifra final puede quedar muy contenida (según el caso y siempre dentro de los límites legales).

Si ya te han sancionado

  • Cabe recurso de alzada ante el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa. Durante su tramitación, la sanción no es ejecutiva hasta que sea firme en vía administrativa (criterio general en materia sancionadora). Útil si hay motivos serios (prescripción, depósito ya efectuado, defectos de tramitación).

Checklist para evitar problemas en 2026

  • Calendario claro: formulación (≤3 meses), aprobación (≤6), depósito (≤1 mes). Pon recordatorios internos.
  • Aunque la sociedad esté inactiva, hay que depositar.
  • Verifica si cumples condiciones para modelos abreviados o micro y presenta telemáticamente para ganar tiempo. (Marco general del ICAC/PGC).
  • Si recibes requerimiento del ICAC, responde en plazo, aporta documentación y decide estrategia: reducción (con renuncia a recurso) o defensa (alzada).

Hoy el ICAC está trabajando con información registral y tramita expedientes sancionadores con criterios de cuantificación claros (RD 2/2021) y un régimen sancionador definido (LSC).
Nuestro consejo: regulariza cuanto antes, estima la sanción probable (con y sin reducciones), y si hay argumentos de fondo (prescripción/defectos) valora la vía de defensa.

Si quieres, te ayudamos a estimar tu sanción potencial con tus datos reales (activo, ventas y capital), revisar la prescripción y elegir entre reducción o estrategia de alegaciones.

 

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